Clinique Sourire Plus : -70 % d'appels manqués
Comment une clinique dentaire de Gatineau a transformé sa réception téléphonique avec un agent vocal IA en seulement 3 semaines.
Le problème
La clinique Sourire Plus, un cabinet dentaire de 4 praticiens à Gatineau, recevait en moyenne 85 appels par jour. Avec une seule réceptionniste, environ 30 % des appels restaient sans réponse — surtout aux heures de pointe, pendant le lunch et après 17 h.
Les conséquences étaient directes :
- Des patients qui appellent un autre cabinet après 2-3 tentatives
- Aucune prise de rendez-vous le soir ou la fin de semaine
- La réceptionniste surchargée par les tâches administratives
- Aucune visibilité sur le nombre réel d'appels manqués
La solution
Cadence Numérique a déployé un agent vocal IA connecté au système téléphonique existant de la clinique via Vapi et Twilio. L'agent a été configuré en français canadien avec un ton professionnel et chaleureux.
Ce que l'agent fait
- Répond à 100 % des appels, 24/7
- Collecte nom, téléphone, raison de l'appel
- Vérifie les disponibilités dans Google Calendar
- Crée le rendez-vous et envoie un SMS de confirmation
- Transfère les urgences au dentiste de garde
Outils connectés
Le workflow complet a été conçu sur Make avec des déclencheurs webhooks et des actions conditionnelles selon le type de demande.
On manquait environ 30 % de nos appels. Depuis l'agent vocal, chaque appel est pris, qualifié et le rendez-vous se crée tout seul dans le calendrier. La réceptionniste peut enfin se concentrer sur les patients en clinique.Dre Sophie Langlois — Clinique dentaire Sourire Plus, Gatineau
Les résultats
Après 30 jours d'utilisation, les résultats mesurés :
L'agent traite désormais en moyenne 60 appels par jour de façon autonome. Les urgences sont transférées en moins de 10 secondes. Les patients qui appellent après les heures reçoivent un SMS avec un lien de réservation en ligne.
Prochaines étapes
La clinique prévoit d'étendre l'agent IA pour gérer les rappels de rendez-vous automatiques, les confirmations de suivi post-traitement, et l'intégration avec leur logiciel de gestion dentaire.